Bemærk: I denne vejledning er betegnelsen “Admin” en forkortelse for administrator, og refererer til den/de personer i virksomheden der er blevet autoriseret til at styre det elektroniske nøgleskab.

Hvis skærmen på skabet viser Windows skrivebordet, så skal du starte KEYper® login-skærmen ved at dobbeltklikke på KS-ikonet.

GODT RÅD: Det er meget vigtigt at rense linsen på fingeraftryks-læseren ofte, og brug kun almindeligt gennemsigtigt tape til det! (feks. Scotch tape). Tryk et stykke tape på linsen og hiv det af igen for at fjerne fedtfingre, snavs osv., og gentag efter behov.

Når systemet er klar, vil du se hovedskærmen som vist på figur 1. Hovedskærmen viser den aktuelle systemstatus. På skærmen kan du se om systemet kan oprette forbindelse til den primære Web Service (WS) eller Primære Database (DB) under logoet i øverste venstre. Begge disse skal have status “tilsluttet” (connected) vist på hovedskærmen for at systemet kan fungerer korrekt.

Hvis P-plads Placering eller P-plads Blokering funktionen er aktiveret, vil “se sidste check ud” knap (View Last Check Out) vise lager nummer og køretøjets placering for de seneste check ud. Udskriv sidste “Print Last Check Out” vil udskrive disse oplysninger. I øverste højre hjørne af skærmen vil du se status på dine aktiver i kabinettet(skabet). Brug dette som et hurtigt overblik for at være sikker på at alle aktiver er på plads sidst på dagen eller bare for at kontrollere og se, hvor mange aktiver der er ude hvis du lige kommer forbi skabet.

De tilgængelige metoder til at logge ind på skabet, er via PIN-kode, Prox-kort el. magnetstribe-kort og fingeraftryk. En Admin fra din virksomhed vil hjælpe med at oprette dig på systemet til at kunne benytte en af disse måder. Admin vælger en passende adgangstype til dig, og sætte denne op for dig.

NOTE: Du vil kunne se en “System Initialiserer” meddelelse på skærmen, hvis systemet netop er blevet genstartet (figur 2), eller hvis et ny kabinet er blevet installeret. Dette er til for at systemet kan “genlære” hvad der er i hvert enkelt kabinet. Hvis du ser denne meddelelse, så prøv at logge ind igen efter cirka 30 sekunder.

For at logge ind med din pinkode, skal du blot taste det på touch-skærmen, og trykke på LOGIN-knappen. Hvis du trykker på en forkert nummer, skal du bruge backspace knappen (venstre pil) eller slette alle dine numre ved at trykke på “C” for Clear.

Hvis skabet er installeret med kortlæser, stryg da dit kort henover læseren, og du vil blive logget ind.
Note: Din Admin skal registrere dit Prox eller magnetstribe-kort i systemet før du vil være i stand til at logge ind. Hvis virksomheden har mere end ét kabinet, kan du være nødt til at blive registreret på hver enkelt.
Note: Hvis skabet har svært ved at fange at du swiper kortet over læseren og ikke logger dig ind med det samme, prøv da at trykke på den røde ”Assets Out” i øverste højre hjørne, og med det samme trykke Log Out, og så prøve at logge ind med kortet igen.

Hvis skabet er installeret med fingeraftryklæser, skal du blot sætte fingeren på fingeraftryklæseren og du bliver logget ind. Brug altid den samme finger som du har registreret.

Note: Din Admin skal registrere dit fingeraftryk i systemet før du vil være i stand til at kunne logge ind med denne metode. Hvis virksomheden har mere end ét kabinet, kan du være nødt til at blive registreret på hver enkelt skab.

Efter 3 mislykkede login-forsøg mens systemet initialiseres, for man muligheden for at genstarte systemet, som vist i Error! Reference source not found. Hvis du har ventet, og systemet ikke reagerer, skal du trykke på “Ja” for at genstarte systemet. I nogle softwareversioner vises pop-up ikke og genstart vil ske automatisk.

Almindelige årsager kan være:

• Forkert PIN-kode tastet
• Log ind på nuværende tidspunkt på dagen eller ugedag er ikke tilladt
• Konto er de-aktiveret af admin

For at returnere en lånt nøgle til skabet, skal du logge ind og trykke på Check In og døren vil låse op. Åbn døren og sæt nøglering i én af de på pladser der lyser op. Luk døren. Du bliver logget ud, når du lukker døren.

Log på og tryk på Check In. Vælg et eller flere kabinetter på skærmens “Cabinet Selection”, som vist på figur 6. Vente-symbolet vises og døren på det første kabinet vil låse op. Åbn døren og sæt nøglering i en af de fob-holdere der lyser op. Luk døren. Hvis der er valgt yderligere kabinetter, vil det næste kabinet låse op osv. Du bliver logget ud, når du lukker den sidste dør.

Hvis du er I besiddelse af en fob (den lille sorte “plasticpind” med en rund flad metalplade for enden) som du ikke ved hvor hører til, kan du få oplysninger om fob’en ved at logge ind på skabets touch screen og trykke på knappen Identify Asset.

 

Når du er på skærmbilledet for Identify Asset, skal du holde fob’en mod fob-læseren der sidder i venstre side af skabet, og trykke på knappen Read på skærmen. Du vil nu få oplysninger om den pågældende fob vist på skærmen.

For at checke en nøgle ud, skal du logge ind på skabet som du plejer, eller hvis du allerede er logget ind tryk på Main knappen. Tryk på Check Out knappen.  Du har nu 3 muligheder for at checke en nøgle ud: By Name (navn), By List (vælg på liste) eller ved Filtering (filtréring).

 

 

NOTE: Uanset hvilken metode der er brugt til at checke ud med, hvis Issue Reasons (årsag til check ud) er blevet aktiveret på systemet, vil du blive bedt om at vælge en årsag til at checke hver nøgle ud af systemet. Issue Reasons vises når en nøgle er valgt, og fremhæves derefter for check out.

Når du trykker “Check Out By Name”, kommer du til Add Asset skærmbilledet.  

NOTE: Asset listen vil være tom indtil der er oprettet assets/nøgler i systemet.

Tryk på Add (tilføj) knappen i bunden (figur 6) for at få keyboardet i figur 7 frem.

 

Skriv hele asset/nøgle navnet med keyboardet. Tryk på Continue knappen. 

NOTE: Den søgning man laver sker ved et nøjagtigt match, så det er vigtigt at man skriver det fulde navn og nøjagtigt som det er oprettet i systemet for at kunne finde den på denne måde.

Hvis navnet bliver fundet, bliver det vist på listen (figur 6). Du kan trykke på Check Out knappen nu, eller trykke Add for at returnere til keyboardet for at finde yderligere nøgler/assets.

Hvis du har flere nøgler/aktiver end der kan vises på én side, vil knapperne på højre side af skærmen give dig mulighed for at navigere på listen. Alle lister i systemet fungerer på samme måde. Top og Bottom vil tage dig til den første og sidste side, mens Up og Down vil flytte én side ad gangen. Clear List (Ryd liste) vil fjerne elementer fra listen.

Sørg for at vælge de aktiver/nøgler du ønsker at tjekke ud. Aktiver/nøgler der er valgt vil have en blå baggrund. Aktiver/nøgler med en hvid baggrund er ikke valgt. Du kan trykke på Select All (vælg alt) og Deselect All (fravælg alle) knapperne for at ændre hver aktiv/nøgle på listen. For at vælge eller fravælge et aktiv/nøgle, skal du trykke på den pågældende række for at skifte valget til og fra.

Langs bunden af skærmen er 4 knapper Main (hovedsiden), Check Out (check ud), Add (tilføj) og Logout (log ud). (figur 8)

Ved at trykke på Main vil man ignorere eventuelle udvalgte aktiver/nøgler og skifte tilbage til hovedsiden. Tryk Check Out for at fjerne de valgte aktiver/nøgler. Add (tilføj) vil give dig mulighed for at tilføje flere aktiver/nøgler til din liste. Logout (log ud) vil ignorere eventuelle udvalgte aktiver/nøgler og straks logge dig ud igen.

Ved at trykke Check Out By List vil du få vist en liste over alle aktiver/nøgler der i øjeblikket befinder sig i kabinettet, og som du har fået adgang til via Access Group. Tryk på hver post (række) du ønsker at checke ud. Aktivets navn vil altid blive vist først til venstre i listen. Hvis administratoren har tilføjet mere information til et aktiv, vil det også blive vist. Eksempelvis er År, Mærke, Model, Farve, Interiør farve, Type og VIN.

Tryk på Select All (vælg alle) og alle poster vil blive valgt, også selv om der er mange sider. Ligeledes vil Delete All (slet alle) fravælge alle poster der blev valgt.

Knapperne i højre side af skærmen hjælper dig med at rulle gennem listen hvis den er længere end én side. Det samlede antal af registrerede aktiver/nøgler i kabinettet vises over disse knapper.

Langs bunden af skærmen er tre (3) knapper: Main, Check Out og Log Out. Ved at trykke Main vil man ignorere eventuelle udvalgte aktiver/nøgler og skifte tilbage til hovedskærmen. Tryk Check Out for at fjerne udvalgte aktiver/nøgler. Log Out vil ignorere eventuelle udvalgte aktiver og straks logge dig ud.

Filter Assets (filtrér aktiver/nøgler) bruges til at søge efter aktiver med attributter, såsom mærke, model, årgang, farve osv.

NOTE: Eksemplet er fra et system set up for bilindustrien. Dine filter-attributter kan være anderledes.

For at søge efter aktiver ved at filtrere på attributter, indtast en attribut-værdi, og tryk derefter på relevante filter knap. Indtast for eksempel et årstal (4 cifre), og tryk derefter på Year filter-knappen.

NOTE: for at tilføje et aktiv for Check Out ved brug af navn på denne skærm, skal du indtaste det fulde navn, og trykke på knappen Add.

Årstal filter-knappen siger på eksemplet “2012” og den grønne meddelelsesboks viser filteret indsnævret til 2 aktiver/nøgler (figur 11). 

 

 

 

 

For at fortsætte eksemplet er årstallet filtreret på “2012”, og før der er trykket på Review-knappen er farven filtreret på “Rød”.

 

 

 

 

 

I figur 13 viser den grønne meddelelsesboks at listen nu er blevet indsnævret til et aktiv/nøgle.

 

 

 

 

 

Ved at trykke på Review vises det filtrerede aktiv (figur 14). Ved at vælge aktivet og trykke på knappen Check Out åbner kabinettet.

NOTE: Når du er i skærmbilledet for Review Assets, skal du trykke Check Out, Log Out, eller gå tilbage til hovedskærmen. Du kan ikke gå direkte tilbage til filtreringen.

Når 2 eller flere kabinetter er sammenkædet, er det et multi-kabinetsystem. Når du checker flere aktiver ud på én gang, kan de opbevares i flere kabinetter. Skabene vil låse op én ad gangen. Det andet kabinet vil ikke låse op, før det første kabinet er åbnet og lukket. Det 3. vil ikke låse op, før den 2. er blevet åbnet og lukket, osv.

Hvis der er en bestemt nøgle du ikke kan checke ud, så tjek lige følgende mulige årsager:

• Er nøglen allerede checket ud af en anden bruger?
• Er nøglen flyttet til et andet skab?
• Er det ikke tilladt at checke nøglen ud på det pågældende tidspunkt eller ugedag
• Er der sat eller ændret i begrænsninger i systemet?
• Har Admin fjernet/ændret din adgang til skabet?
• Er nøgle ikke registreret af Admin

For at logge ud fra hovedskærmen, tryk blot på Logout-knappen i nederste højre hjørne af skærmen.

Dette afsnit beskriver anvendelsen af valgfrie funktioner i systemet. Det kan være at nogle eller alle disse funktioner ikke er tilgængelige i dit system.

Hvis systemet er konfigureret til at kræve en Issue Reason ved check ud, så vil du kunne se skærmbilledet som vist i figur 17 (dine årsager til check ud kan afvige). Vælg en årsag fra listen.

Vælg Continue for at vende tilbage til check ud menuen og afslutte check ud processen.

Note: Din Administrator kan vælge om der skal vælges en Issue Reason eller ej.

Hvis du skal checke flere assets ud, og det er den samme årsag der er gældende for alle, så tryk på “Use For All” knappen i stedet for på Continue.  Derefter kan du vælge flere assets uden at returnere til dette skærmbillede.

Når du har valgt en årsag, kan det være at du vil skrive en kommentar til denne årsag ved at trykke på det hvide kommentarfelt. Tastaturet vil nu fremkomme på skærmen så du kan skrive en kommentar. Kommentaren vil blive gemt af systemet og vises i asset-transaktionsrapporten.

Hvis Print Receipt er aktiveret, vil systemet under Check Out vise 2 Check Out-knapper, hvis print af kvittering er valgfri. Hvis print af kvittering er obligatorisk, vil kun Check Out / Print Receipt knappen blive vist. Brug af Check Out / Print Receipt knappen vil oprette og udskrive en liste over aktiver der er tjekket ud.

 

Hvis dit system er konfigureret til at håndtere digitale signaturer via en signatur pad, kan man med Check Out/Print Receipt knappen få mulighed for at indhente en underskrift, før der udskrives kvitteringen. Skabsdøren vil derefter låse op, og aktivet/aktiverne kan fjernes. 

Når det blå vinduet vises (figur 20), kan man underskrive på pad-enheden, tryk der efter på knappen Done. Knappen Clear bruges til at slette signaturen så man kan prøve igen.

NOTE: Signering kan ske før, under eller efter et aktiv er fjernet fra kabinettet(erne).